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Le risorse più importanti per uno studio professionale sono sicuramente quelle umane e le connesse capacità produttive. La produttività all’interno di una struttura-studio che eroga servizi professionali è sicuramente rapportata al tempo di esecuzione delle attività proprie.La tempististica, quindi, è il fattore da monitorare costantemente attraverso un sistema di controllo che misura i tempi di esecuzione di una singola risorsa per una singola attività.
La progettazione di un sistema di monitoraggio della tempistica di studio e delle risorse umane rappresenta una fase molto delicata che deve essere inevitabilmente inserita nel più ampio controllo di gestione.
1) Implementazione del Controllo di Gestione.
- Le problematiche per il monitoraggio di studio attraverso un sistema di controllo , che vuole ricevere sufficienti informazioni circa l’impiego delle risorse impiegate al suo interno, deve coniugare con equilibrio il fabbisogno di informazioni e il grado di complessità delle operazioni di registrazione. Risulta necessario in ogni caso che non si raggiunga un elevato livello di dettaglio al fine di evitare la paralisi dell’intero sistema. Informazioni troppo dettagliate richieste dal management e dagli stessi clienti oltre ad essere anti-economiche creerebbe un rigetto degli stessi operatori. Altra criticità è che la struttura di controllo spesso viene avvertita come uno strumento di ispezione.
- La soluzione a questa problematica è quella dell’introduzione graduale della cultura del controllo a tutti i livelli.
2) Per effettuare la rilevazione dei tempi di espletamento delle attività è opportuno realizzare delle apposite schede che permettano di avere per ciascun operatore:
- data in cui l’attività viene svolta;
- operatore;
- professionista responsabile dell’attività;
- cliente destinatario della prestazione;
- Asa. Trattasi di attività non fatturabili.
- ore impiegate nello svolgimento dell’attività.
3) In riferimento alla resistenza al cambiamento occorre esporre all’interno dello studio delle considerazioni circa la reale efficacia del controllo e del modo di inserimento delle rilevazioni riguardanti i tempi di esecuzione per l’espletamento delle singole pratiche. E’ opportuno inizialmente non strutturare il controllo attraverso l’introduzioni di sistemi complessi, che avrebbero la conseguenza di peggiorare la situazione, in quanto, in primis porterebbero via altro tempo alle stesse risorse per rilevare i tempi di lavorazione delle proprie pratiche.
Quindi è opportuno inserire gradualmente il sistema di rilevazione , inizialmente attraverso una scheda cartacea e successivamente attraverso un foglio di calcolo elettronico ed ancora dopo mediante dei software appositi per il controllo del sistema studio.
Il fac-simile di una scheda di controllo potrebbe essere realizzato nel seguente modo:
Studio Alfa
Scheda attività
Risorsa: ……….. Mese …… Anno …… Foglio n. … Codice Risorsa …….
gg. Attività fatturabili Attività non Fatturabili Tempo in ore
____ ________________ ____________________ _____________
gg. Attività fatturabili Attività non Fatturabili Tempo in ore
____ ________________ ____________________ _____________
gg. Attività fatturabili Attività non Fatturabili Tempo in ore
____ ________________ ____________________ _____________
totali ……
In ultimo, tale sistema di controllo è occorrente principalmente in quanto molte attività (svolte per il cliente) non sono fatturabili.
Risulta necessario quindi verificare il tempo impiegato per tali attività al fine di valutarne, attraverso i tempi di esecuzione il costo sostenuto.
Ciò al fine di permettere al responsabile di decidere se sia il caso di comunicare al cliente che le medesime attività, visti i tempi di esecuzione siano da addebitare in fattura. Tali decisioni , ovviamente, sono da prendere tenendo in debito conto i costi di tali attività non fatturabili in rapporto all’importanza del cliente e ai tempi occorsi per la realizzazione.
Troverete l’articolo anche nelle guide di questo sito.
